Do rzeczy, na czym te komplikacje polegają? Ano na tym, że pisząc, robiąc, a czasem wręcz urabiając się po pachy, zapominamy zadać sobie kluczowe pytania. Odpowiedzi na nie mogłyby błyskawicznie przyspieszyć osiąganie celów. Tymczasem powstają raporty pełne zbędnych danych i wyjaśnień, skomplikowane prezentacje, czy maile, z których niewiele wynika. A przecież autorzy się tak napracowali!
Skutki? Strata czasu (paradoksalne w epoce optymalizacji!) oraz frustracja odbiorców. Jak mawiał mój kolega: „Kawał dobrej, nikomu niepotrzebnej roboty”.
A teraz pomyślmy przez chwilę: co by było, gdyby przed każdym zadaniem zadać sobie kilka prostych pytań?
Po co?
Kluczowe! Gdy znam cel, otwierają się przede mną bramy jasności. Gdy wiem „po co”, mogę działać szybciej i efektywniej. Przykład: przygotowuję prezentację dla zarządu, by pokazać postęp prac. W takim przypadku nie wchodzę w szczegóły techniczne, operacyjne czy finansowe. Krótka prezentacja z harmonogramem i rzeczywistym etapem działań wystarczy. Jedna tabela, kilka punktów – i gotowe! Efekt? Oszczędzam czas swój i innych.
Dla kogo?
Kto jest moim odbiorcą? To pytanie ma kolosalne znaczenie. Czy organizuję spotkanie dla pracowników, klientów, zarządu, czy może dla studentów? Dla kogo piszę maila? Kim jest mój partner w rozmowie lub projekcie? Znajomość odbiorcy pozwala lepiej dostosować treść, formę i sposób przekazu. Dlaczego to takie istotne? Odpowiedź kryje się w trzecim pytaniu.
Jak?
Mając odpowiedzi na „po co” i „dla kogo”, łatwiej dopasować odpowiednie argumenty, język, a przede wszystkim sposób działania, który pozwoli osiągnąć cel.
Tylko trzy pytania, a tak prosto można osiągać cele. A ile można by zaoszczędzić czasu na spotkaniach, czytając maile, czy prezentacje.
I zdradzę wam jeszcze jedno pytanie, które mnie osobiście wiele porządkuje. Pytanie buddyjskie dla zaawansowanych: jaka jest natura rzeczy? W skomplikowanych momentach wiele wyjaśnia.
Prostota to sztuka wyrafinowania, mawiał już Leonardo da Vinci…
